תיק מתקן בניין משותף

מהו תיק מתקן בבניין, מה חשיבות תיק המתקן, איך לנהל את תיק המתקן בצורה נכונה ומתי בכלל מקבלים אותו.

תיק המתקן הוא אחד הכלים החשובים בניהול ותחזוקת המבנה. ובכל זאת, אם תשאלו דייר ממומצע בבניין מהו תיק המתקן, סביר להניח שתקבלו תשובה לא ברורה. אפילו אם תשאלו את נציגות ועד הבית ספק אם תקבלו תשובה מספקת. אם יתמזל מזלכם, תמצאו "צדיק בסדום" שיוביל אתכם לארון חשמל או ארון צדדי כלשהו ויוציא לכם תיקייה מאובקת שכנראה לא נפתחה מעולם, בטח לא לאחרונה וחסרת מסמכים רלוונטים. התוצאה? בבניינים רבים כשיש תקלה במערכת קריטיות לדוגמאת מערכת האינסטלציה, לוקח זמן יקר כדי לאתר את השיבר הראשי, שלא לדבר על התחלת פתרון הבעיה. תיק המתקן הוא לא סתם אוסף מסמכים, הוא חיוני לתחזוקה וניהול סביבת מגורים נעימה. אם אתם רוצים שהבניין שלכם יתנהל בצורה מסודרת, חכמה ויעילה, כדאי שתבינו לעומק מהו תיק המתקן ואיך הוא יכול לשדרג את איכות החייים של כל הדיירים

מהו תיק מתקן? 

תיק מתקן הוא מקבץ מסמכים מקיף הכולל את כלל תיעוד הנוגע למערכות הבניין ולפעולות התחזוקה שנעשו בו מיום העברת האחריות על המתקן מהקבלן לנציגות ועד הבית ולאורך חייו. המסמכים כוללים את כל המידע הדרוש לניהול תקין ותחזוקה שוטפת של המערכות המשותפות, בהתאם לתקן ישראלי 1525, הוראות וחוקים נוספים. כמו כן, תיק המתקן כולל את מסמכי העדות שהתקבלו בזמן מסירת הרכוש המשותף, לרבות תוכניות ביצוע הוראות יצרן, תעודת אחריות ועוד. תיק המתקן משקף את מצב התחזוקה העדכני של המערכות והבניין.

מה חשיבות תיק המתקן?

תיק המתקן הוא כלי חיוני להבטחת העברת ידע טכני בין הקבלן המבצע לבעלי המתקן ולמתחזקים העתידיים. מטרתו להבטיח שהגורמים האחראיים לתחזוקת הבניין המשותף יהיו מצוידים בכל המידע הנדרש והעדכני ביותר לתפעול שוטף של המתקן ולתפקוד במצבי חירום. המידע בתיק המתקן מאפשר למתחזק לשמור על אורך חיי המתקן, להפחית הוצאות ועד הבית ולמנוע תקלות. בנוסף, תיק המתקן מספק לוועד הבית, לחברת התחזוקה או לכל גורם אחר את הכלים הנדרשים לניהול הרכוש המשותף בצורה אפקטיבית, מה שמוביל לטיפול מהיר ויעיל בתקלות, צמצום בעיות עתידיות וחיסכון משמעותי בהוצאות בטווח הארוך. עם זאת, יש לזכור כי תיק המתקן הוא חלק מהתמונה הכוללת, ותחזוקה שוטפת ומקצועית של מערכות הבניין היא קריטית לשמירה על תפקוד מערכות הבניין לאורך זמן.

מתי לקבל את תיקי המתקן?

חשוב לקבל את תיקי המתקן מוקדם ככל האפשר, רצוי לבקש מהקבלן את תיקי המתקן עוד לפני מסירת הרכוש המשותף על מנת שוועד הבית והמתחזק יוכלו לעיין בו לפני מועד מסירת הרכוש המשותף ולמנוע עיכובים. בנוסף, לפני החתימה על פרוטוקול המסירה, הקבלן וקבלני המשנה נוטים לשתף פעולה כדי לקבל את התשלום האחרון, מה שמקל על קבלת המסמכים בזמן. לעומת זאת, לאחר מסירת הרכוש, הטיפול בבקשות הדיירים עובר למחלקת השירות, שם יש סיכון לעיכובים ובמקרים כאלה ועד הבית עשוי לוותר ולקבל מסמכים חלקיים בלבד ובמקרים מסוימים, לא לקבל את המסמכים כלל. קבלת הרכוש המשותף ללא תיק המתקן עלולה לפגוע באחריות היצרן, בטיב התחזוקה ואף לסכן את תקינות המערכות, לכן חשוב לוודא שהתיקים בידיכם מראש.

שמירה ותחזוקה של תיק המתקן

מומלץ לשמור את תיק המתקן במספר עותקים פיזיים ודיגיטליים, על מנת להבטיח גישה נוחה וזמינה למסמכים בעת הצורך. מסמכי התיק הם קריטיים לניהול הבניין לאורך זמן, שכן במקרים מסוימים הם עשויים להידרש על ידי גורמים חיצוניים כגון קבלני ביצוע, חברות ביטוח, חברות ניהול ועוד. ככל שמתרחקים ממועד קבלת הרכוש המשותף, כך מציאת המסמכים הופכת למסובכת יותר ואף עשויה להיות בלתי אפשרית. בנוסף, חשוב לעדכן את תיק המתקן באופן שוטף, כך שיכלול את כל האירועים הרלוונטיים במתקן, כולל תחזוקה שוטפת, תחזוקה מונעת, בדיקות, ביקורות, טיפולים ותיקונים. עדכון שוטף של תיק המתקן מבטיח שהמידע יישאר עדכני וזמין, ויכול למנוע בעיות תפעוליות עתידיות ולהקל על תהליך קבלת החלטות בנוגע למערכות הבניין.

חשיבות תיק המתקן לתקציב ועד הבית

תיק המתקן מהווה כלי ניהולי חשוב לניהול תקציב ועד הבית, באמצעותו ניתן לבצע תיקונים בצורה חכמה וממוקדת יותר, ובכך לחסוך בעלויות. דוגמה בולטת לכך היא תעודת האחריות– ועדי בתים רבים נוטים לשכוח את תקופת האחריות שניתנה למערכות, עצם קיום תיק מתקן מסודר מאפשר לנציגות ועד הבית או לחברת הניהול, לאתר במהירות את היסטוריית הטיפולים של המערכת ולהבחין כי תעודת האחריות עדיין תקפה. בנוסף, שמירה על היסטוריית התיקונים מאפשרת לבחון באופן שוטף את מצב המערכות, וכאשר זמן הממוצע בין התקלות (MTBF) יורד בצורה משמעותית במערכת מסוימת, ניתן להחליף אותה בזמן, מה שמפחית את הצורך בהוצאות גבוהות על תיקונים עתידיים.

יתרון חברת ניהול בניהול תיק המתקן

חברת ניהול מביאה עימה ניסיון וידע התורמים לתחזוקת הבניין. כחלק מתפקידה ונסיונה היא יודעת אילו מסמכים יש לתעדף לתיוק בתיק המתקן, ומוודאה שהתיק מעודכן תמיד. חברת תחזוקה מקצועית תדאג לקבלת מסמכים חשובים מקבלני הביצוע, החל ממסמכי העדות בזמן מסירת הרכוש המשותף ולאורך כל חיי המבנה. בנוסף, חברת ניהול מקצועית עשויה להסתמך על הנתונים בתיק המתקן ולהמליץ על תהליכי התייעלות הן בשמירה על רציפות תפעולית והן בתחזוקה המתוכננת. כל אלה תורמים לחסכון בכסף לטווח הארוך ושמירה על סביבת מגורים נעימה לאורך הזמן.

רשימת נתונים עיקריים לתיקי מתקן

• שמות המתכננים ופרטי התקשרות

• הוראות הפעלה למערכות

• קטלוגים טכניים

• הוראות הרכבה ופירוק

• הוראות משרד הבריאות

• הוראות תחזוקה

• תעודות אחריות

• תוכניות ביצוע

• תיעוד בדיקות וביקורות

• רשומת שדרוגים ושינויים

לקבלת הצעת מחיר >>

כל האמור לעיל אינו מהווה ייעוץ משפטי או תחליף לייעוץ משפטי וכל המידע המצוי באתר משמש כמידע כללי בלבד. אין בדברים האמורים בכדי להחליף מידע הניתן על ידי עו"ד, ועל הקורא לפנות ולהתייעץ עם עו"ד העוסק בתחום בטרם נקיטת כל פעולה משפטית כזו או אחרת. כל המסתמך על האמור לעיל בכל דרך שהיא, עושה זאת על אחריותו בלבד והאחריות לכל תוצאה ישירה או עקיפה, בשל הסתמכות על האמור, תחול על המשתמש בלבד.