מדריך לניהול אסיפת דיירים לוועד הבית

כיצד לנהל אסיפת דיירים בהתאם לחוק? הוראות, טיפים וטפסים- המדריך המלא.

טוב אז נבחרתם להיות נציגי ועד הבית. ייתכן שהתקפיד נפל עליכם פשוט כי אין דייר מתאים אחר שיבצע את התפקיד המתיש והלא מתגמל כלכלית. עכשיו עליכם לנהל אסיפות דיירים. בין אם זו הפעם הראשונה שלכם לבין אם לא, ייתכן שתרגישו מעט מבולבלים ואף חוששים מהאחריות שהוטלה עליכם. אל תדאגו, אתם לא הראשונים שנתקלים בסיטואציה הזו. בעזרת המדריך הקצר הזה, תוכלו לנהל את האסיפה כמו מקצוענים!

אז בואו נחזור להתחלה.

מהי אסיפת דיירים?

אסיפת דיירים, בדומה לבית המחוקקים, היא הרשות העליונה בחשיבותה של הבית המשותף. זוהי הצורה המוסמכת והיחידה לקביעת החלטות וביצוע שינויים בבניין משותף. החלטות אלו כוללות את ניהול בניין משותף, תחזוקותו, השכרת שירותי חברת ניהול, התאמות לתקנון, שינויים במיסי ועד הבית ועוד.

סוגי אסיפות דיירים:

1. אסיפה כללית– נציגות ועד הבית נדרשת לקיים אסיפת דיירים לפחות אחת לשנה על מנת לקבוע את דרכי ההתנהלות במבנה המשותף, לאשר תקציב, בחירת נציגות ועד הבית ולהסדיר ענייני שכנות. עם זאת, ניתן לדחות את קיום אסיפת הדיירים השנתית במקרים מסוימים לעד 15 חודשים ממועד האסיפה הקודמת.

2. אסיפה שאינה מן המניין– ניתן לקיים אסיפת דיירים שלא מן המניין עם הנציגות החליטה על כך מכל סיבה שהיא. כמו כן, נציגות ועד הבית נדרשת לקיים אסיפת דיירים במידה והתקבלה דרישה חתומה לכל הפחות משליש מבעלי זכות הצבעה בבניין. במקרה שבו הנציגות לא תקיים אסיפת דיירים למרות בקשה כחוק, כל דייר זכאי לקבוע את אסיפת הדיירים בתוך 14 יום מרגע הבקשה. אסיפת דיירים מיוחדת מתרחשת לרוב כאשר רוצים לבצע גבייה מיוחדת של דמי עד הבית, החלפת נציגות ועד הבית, או מעבר לחברת ניהול.

3. אסיפת דיירים לבניין חדש (ראשונה)– אסיפת דיירים חייבת להתקיים תוך 3 חודשים מיום רישום הבית בפנקס הבתים המשותפים. אסיפה זו היא חשובה במיוחד, כיוון שהיא מציבה את הפרמטרים הראשוניים להתנהלות הבניין המשותף.

אסיפה חוקית

אסיפת דיירים חוקית הינה אסיפה שבה השתתפו לפחות מחצית מבעלי הדירות בבניין או באי כוחם. במידה ומספר הדיירים נמוך מהנדרש, אפשר לקיים אסיפת דיירים באותו יום בזמן אחר, תוך ציון בהודעה על אסיפת הדיירים.

בהתאם לחוק המקרקעין, אסיפת דיירים תהיה חוקית בתנאי שנעשה ניסיון אמיתי להודיע לכלל בעלי הדירות, באמצעות הצגת הודעה במקום בולט, לכל הפחות 4 ימים לפני האסיפה. כיום, נהוג להשתמש באמצעי תקשורת מודרנית כמו וואטסאפ, מייל, רשתות חברתיות - בדיוק כפי שנעשה עם הודעות חשובות אחרות בבניין.

החלטות שהתקבלו באסיפת דיירים שאינה חוקית אינן מחייבות את הדיירים.

להורדת הודעה על כינוס אסיפת דיירים לחץ כאן.

מי יכול להשתתף באסיפת דיירים?

כל דיירי הבית המשותף ובעלי הדירות רשאים להשתתף באסיפה. אולם, רק בעלי הדירות או באי כוחם רשאים להצביע. כלומר, במקרה ובעל דירה אינו יכול להשתתף באסיפה, יש ביכולתו להעביר את זכותו לאדם אחר באמצעות טופס יפויי כוח. להורדה הטופס לחץ כאן. לכל דירה קול אחד כלומר, דירה שבה יש מספר בעלים צריכים לבחור בינהם מי מייצג אותם באסיפת הדיירים.

אסיפת דיירים וקבלת החלטות באופן וירטואלי

אסיפה דיירים יכולה להתקיים באמצעות פלטפורמות וירטואליות במידה והחליטו על כך באסיפת דיירים חוקית ונרשמה החלטה זו באופן מסודר. אסיפת וירטואלית יכולה להתקיים בפלטפורמות כמו קבוצת וואטסאפ, שיחת וידאו בזום או בטופס מקוון כדוגמת Google Forms וכדומה. יש להתייחס לאסיפה וירטואלית בדומה לאסיפה מסורתית, להודיע מראש על סדר היום ולהדגיש כי ההחלטות שתתקבלנה מחייבות. בעקבות מגיפת הקורונה, המפקח על המקרקעין מקל על קיום אסיפת דיירים באופן וירטואלי אם כי חשוב לוודא שההצבעות נעשות בצורה מהימינה.

תפקידים באסיפת הדיירים

במהלך אסיפת הדיירים, יש למנה יו"ר לאסיפה, ומזכיר, כל משתתף יכול לכהן בתקפדים אלה. רצוי לבחור דווקא משתתפים שאינם חלק מחברי הועד, לצורך שיתוף פעולה רחב יותר. יו"ר האסיפה אחראי על ניהול הדיון, שמירה על סדר היום, מתן זכות דיבור למשתתפים וניהול ההצבעות. במקרה הצורך, הוא רשאי לדחות או לסיים את האסיפה. המזכיר מתעד את עיקרי הדיון וההחלטות שהתקבלו בפרוטוקול מסודר.

תפקיד חברת ניהול באסיפת דיירים

במקרים בהם ועד הבית נעזר בשירותי חברת ניהול, כדאי שתהיה נוכחות שלה באסיפת הדיירים, גם אם זה כרוך בעלות נוספת. חברת ניהול מקצועית מביאה ניסיון עשיר בניהול אסיפות, פתרון סכסוכים וייעוץ מקצועי. היא מספקת תשובות ענייניות ומסייעת להבטיח שההצבעות יבוצעו כראוי. הנוכחות שלה באסיפה תורמת גם לשמירה על סדר, יצירת אווירה רגועה וממוקדת, ומפחיתה את הסיכוי למתחים שיכולים להתעורר.

פרוטוקול

פרוטוקול אסיפת דיירים הוא כלי חשוב לתיעוד התהליכים השונים בבניין. התבנית הקבועה של הפרוטוקול מכילה את פרטי הבניין, זמן האסיפה, רשימת המשתתפים, הנושאים שעל סדר היום ותוצאות ההצבעות השונות. תבנית מוכנה לפרוטוקול זמינה להורדה כאן. חשוב לציין כי פרוטוקול זה משמש כאסמכתא לתהליך קבלת ההחלטות באסיפת דיירים ותקף משפטית.

ספר החלטות

ספר ההחלטות בדומה 'ספר החוקים' שבכנסת, מכיל את תמצית ההחלטות שהתקבלו באסיפת הדיירים. החלטות הללו בעלות השלכות משמעותיות וחיוניות על אורך החיים בבניין ועשויות לכלול שינוי מיסי ועד הבית, בחירת נציגות דיירים והגדרת סמכויותיה, מעבר לחברת ניהול, ביצוע שיפוצים ועוד. תוכלו למצוא הרחבה מלאה בפוסט החלטות ועד הבית.

עקרונות חשובים לניהול אסיפת דיירים:

1. תכננו מראש- התארגנות מראש היא קריטית להצלחת אסיפת הדיירים, למדו את החומר הרלוונטי לפני ואל תגיעו מופתעים. זכרו את מטרת האסיפה לכל אורך האסיפה, ודאו שמקום והשעה שבה מתקיימת האסיפה הם נוחים לרוב הדיירים. התחשבו בדיירים תדאגו להם למקום ישיבה הביאו כיבוד קל ושתייה.

2. שקיפות– חשוב לנהל דיון פתוח ובונה, אפשרו לדייירים לבטא את עצמם הקשיבו להתנגדותם ונסו להבין את חששותיהם.כדאי להציג מידע תומך ולהסביר לדיירים מדוע החלטה זו היא חשובה לטובתם האישית ולטובת הבניין כולו. אל תשכחו לשתף את הדיירים בתהליך שהוחלט בישיבה גם לאחריה. ובכך תסייעו להוריד התנגדות גם באסיפות הבאות.

3. ענייניות- אל תתנו לאסיפה להימרח. זכרו ככל שהאסיפה מתארכת לפני ההצבעות כך הסיכוי לקבל החלטות רצויות יורד. הקצו זמן סביר לדיון אך אל תחרגו ממנו. חשוב להבין שהזמן של הדיירים יקר להם וחלקם עושים מאמץ מיוחד על מנת להגיע.

4. שמרו על איפוק- דברו בצורה נאותה ונחמדה, שמרו על תרבות דיון, אפילו אם אחד מהשתתפים מדבר בקלות ראש או בעל דעות שונות- ענו לו בנימוס, הקשיבו והסבירו לו את דעתכם בצורה מבוססת. זכרו שאתם המנהלים של אסיפת הדיירים, ואם תצאו מהכלים, האסיפה עשויה להתפוצץ ולא תהיה רלוונטית.

<< לקבלת הצעת מחיר

כל האמור לעיל אינו מהווה ייעוץ משפטי או תחליף לייעוץ משפטי וכל המידע המצוי באתר משמש כמידע כללי בלבד. אין בדברים האמורים בכדי להחליף מידע הניתן על ידי עו"ד, ועל הקורא לפנות ולהתייעץ עם עו"ד העוסק בתחום בטרם נקיטת כל פעולה משפטית כזו או אחרת. כל המסתמך על האמור לעיל בכל דרך שהיא, עושה זאת על אחריותו בלבד והאחריות לכל תוצאה ישירה או עקיפה, בשל הסתמכות על האמור, תחול על המשתמש בלבד.